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La lettre recommandée électronique (LRE)

La règlementation sur la copropriété impose au syndic de « notifier, c’est-à-dire d’envoyer par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception, un certain nombre de documents aux copropriétaires. C’est le cas notamment lors de la convocation des copropriétaires aux assemblées générales et lors de l’envoi du procès-verbal pour les copropriétaires opposants à une décision ou pour ceux absents lors de l’assemblée générale.

Depuis le 24 octobre 2015, la voie électronique peut également être utilisée pour envoyer des notifications ou également des mises en demeure. Cette possibilité qui est offerte aux copropriétaires, vise à faciliter la communication en copropriété et à réduire le coût engendré par l’envoi postal pour les copropriétaires. Cela évite par ailleurs au destinataire de la lettre recommandée électronique s’il n’était pas présent lors de la présentation du courrier recommandé par le facteur, d’aller chercher son pli recommandé à La Poste.

L’utilisation de la voie électronique nécessite néanmoins d’adapter le droit de la copropriété. En effet, l’envoi des convocations, des procès-verbaux d’assemblées générales et des mises en demeure est encadré dans des délais. C’est le cas par exemple lors de l’envoi de la convocation qui doit être adressée 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale. Un dispositif sécurisé permettant de connaître la date de réception du courrier électronique est donc nécessaire.

Pour pouvoir adresser des notifications et des mises en demeure par voie électronique, le syndic doit préalablement avoir obtenu l’accord écrit et individuel du ou des copropriétaire(s) soit au cours d’une assemblée générale avec la consignation de l’autorisation dans le procès-verbal ; soit à tout moment, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par Lettre Recommandée Electronique (LRE). L’autorisation est alors consignée dans le registre des procès-verbaux.

Le copropriétaire peut à tout moment, par les mêmes moyens renoncer à l’envoi par LRE.

Une fois l’autorisation obtenue, le syndic peut utiliser la LRE à la place de la Lettre Recommandée avec Accusé de Réception traditionnelle en respectant toutefois la forme décrite ci-après.

Avant l’envoi, le tiers chargé de l’acheminement du courrier doit informer le destinataire, par courrier électronique, qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu’il a la possibilité, dans un délai de 15 jours à partir du lendemain de l’envoi de cette information de l’accepter ou de la refuser. Le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur.

Si le destinataire accepte de recevoir la lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement l’envoie à destination de l’adresse électronique qui lui a été transmise par l’expéditeur. S’il refuse, le tiers chargé de l’acheminement en avise l’expéditeur.

L’expéditeur et le destinataire non professionnel peuvent demander la distribution de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier. Le tiers chargé de l’acheminement procède alors à l’impression sur papier de la lettre recommandée électronique et à sa mise sous enveloppe.