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L’immatriculation des copropriétés

C’est une obligation nouvelle qui s’impose aux syndics depuis la loi Alur du 24 mars 2014, et elle concerne les copropriétés de plus de 200 lots à partir du 31 décembre 2016 et les autres copropriétés de manière progressive jusqu’au 31 décembre 2018.

La procédure d’immatriculation est réalisée par voie dématérialisée sur le site Internet du Registre National des copropriétés.

Le registre a pour objet de faciliter la connaissance sur l’état des copropriétés et la mise en œuvre des mesures destinées à prévenir les dysfonctionnements.

Il précise les informations essentielles sur votre copropriété prévues par le décret n°2016-1167 du 26 août 2016 en indiquant le nombre de lots, le montant du budget prévisionnel, celui des impayés éventuels ou l’existence de procédures si il en existe.

A l’issue de la procédure d’immatriculation, une fiche synthétique est établie. Son contenu défini par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 est consultable par un nombre limité de personnes qui auront accès à tout ou partie des données déclarées.

Il s’agit de :

  • L’État et des établissements publics de l’État  chargés de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées pour toutes les données détenues par le registre national,
  • Les collectivités territoriales et leurs groupements lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées (l’accès aux données est limité aux informations relatives aux copropriétés situées sur le territoire qu’elles administrent)
  • Les syndics en cours de mandat et les administrateurs provisoires qui ont accès à l’ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte.
  • Les notaires qui ont accès à l’ensemble des données portées au registre depuis le 29 janvier 2017 pour tous les syndicats de copropriétaires.
  • Toute personne à partir du 1er juillet 2017, pour les des données d’identification des copropriétés immatriculées

Ce document est à distinguer de l’état daté qui renseigne sur les finances de la copropriété ou du carnet d’entretien qui porte sur le bâti exclusivement pour permettre aux copropriétaires de disposer à tout moment d’informations essentielles sur la situation générale de la copropriété (caractéristiques et organisation), sur le syndic en cours de mandat, sur les spécificités techniques et les équipements des immeubles, ainsi que sur les comptes.

Après avoir effectué l’immatriculation de la copropriété, le syndic doit actualiser une fois par an la fiche synthétique pour être consultable par l’administration publique afin de prévenir les copropriétés en difficultés. Elle est mise à la disposition des copropriétaires et des futurs acquéreurs. La communication de la fiche synthétique doit permettre d’informer les candidats à l’acquisition de lots sur les caractéristiques essentielles de la copropriété dans laquelle le projet est envisagé. Elle permet également d’éclairer à tout moment les copropriétaires sur la situation globale de la copropriété.